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Elektronisches Fahrtenbuch führen - mit App und OBD Stecker
SIM Karte für GPS Tracker

Elektronisches Fahrtenbuch - Rechtssicherheit und Zertifizierung

Elektronisches Fahrtenbuch - Rechtssicherheit und Zertifizierung 16.Feb

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Mit einem Fahrtenbuch lassen sich private und berufliche Fahrten voneinander trennen. Die Steuerersparnis kann sich lohnen und mehrere Tausend Euro pro Jahr betragen. Elektronische Fahrtenbücher erleichtern das Erfassen und verwalten von Fahrten erheblich, denn die meiste Arbeit macht der Fahrtenbuchstecker für Sie. Wir haben uns die Vimcar Fahrtenbuch Lösung genauer angeschaut.

Inhaltsverzeichnis

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Was ist ein Fahrtenbuch?


Vimcar Fahrtenbuch Erkennung Adresse automatisch.
  Bild vergrößern - Vimcar Fahrtenbuch-App dokumentiert automatisch per GPS
Ein Fahrtenbuch dient dem Nachweis der mit einem PKW zurückgelegten Fahrtstrecken. Wird ein Fahrtenbuch aus steuerlichen Gründen geführt, wird es in der Regel zur Trennung betrieblicher und privater Fahrten herangezogen und findet überwiegend dort Einsatz, wo eine gemischte Nutzung vorliegt. Übrigens, Vimcar hat eine 100 Tage Geld-zurück-Garantie - risikolos testen und bei Nichtgefallen einfach zurückschicken.

Vergleich - 1%-Methode oder Fahrtenbuch führen?


Ohne das Führen eines Fahrtenbuchs, was elektronisch, also digital, aber auch handschriftlich geschehen kann verzichtet, so kommt bei der steuerlichen Bemessung meist die 1 % Methode zum Einsatz, was je nach Nutzungsverhalten erhebliche Steuernachteile mit sich bringen kann. Fahrtenbücher können also Steuern sparen, denn während mit der 1 % Methode monatlich nur 1 % des Bruttolistenanschaffungspreises angesetzt werden dürfen, kann mit einem Fahrtenbuch der berufliche bzw. gewerbliche Teil voll steuermindernd berücksichtigt werden. Kurz gesagt: Mit einem Fahrtenbuch können Sie richtig Geld sparen. Wie hoch ist nun eigentlich der Unterschied zwischen der 1 % Regel und dem Fahrtenbuch? Hier gehts zum Fahrtenbuch 1%-Methode Vergleichsrechner. Dort können Sie sich Ihre Steuerersparnis direkt ausrechnen.

Rechtssicherheit


Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist die Erfassung bestimmter Parameter unabdingbar und deswegen erforderlich. Nur so ist die Rechtssicherheit des elektronischen Fahrtenbuchs gewährleistet. Jede einzelne Fahrt muss mit den Parametern Datum, Fahrzeit, Strecke, Fahrtzweck, Kilometerstand bei Start und Ende und die zurückgelegte Distanz erfasst werden. Das Finanzamt gleicht Fahrtenbücher bei Zweifel an der Korrektheit der Führung übrigens gerne mal mit Tankquittungen, TÜV Belegen, Werkstattrechnungen etc. ab. Wer hier also schummelt, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auffliegen. Und das wird nicht nur richtig teuer, sondern ist auch eine Straftat. Nachteilig ist ebenfalls, dass man sich schnell mal verschreiben oder einen Eintrag vergessen kann. Fällt dies erst Wochen oder Monate später auf, so ist es später nur mit großer Mühe möglich, den Fehler zu finden.

Live Ortung - kann ich mit dem Fahrtenbuch Fahrzeuge live orten?


Vimcar keine GPS Tracking-Software
  Bild vergrößern - Vimcar ist keine GPS Tracking-Software zur Überwachung
VIMCAR ist der bekannteste Anbieter elektronischer Fahrtenbücher. Das Leistungsspektrum umfasst nicht nur den eigentlichen Fahrtenbuch Stecker (OBD Stecker), sondern auch eine elektronische Fahrtenbuchsoftware. Dieses digitale Fahrtenbuch kann über eine Weboberfläche und eine Fahrtenbuch App (Android und iOS) bedient werden. Dort werden alle Fahrten elektronisch erfasst.

Das Vimcar Fahrtenbuch ist jedoch keine GPS Tracking Software, wie wir sie anbieten, sondern eine reine Dokumentationslösung für die Steuerbemessung. Wenn Sie sich für die KFZ Ortung interessieren und Ihren PKW oder Ihren ganzen Fuhrpark live orten möchten benötigen Sie eine richtige GPS Trackingsoftware.

Mit einer reinen Fahrtenbuch-App wie Vimcar ist also eine Live Ortung oder eine GPS Spurlverfolgung nicht möglich. Auch ist ein OBD Stecker als GPS Tracker für die Online-Ortung und speziell die GPS Überwachung von Flotten ungeeignet. Wir raten eher zu einem Auto GPS Trackers oder zu einem GPS Langzeit Tracker.

Vimcar Einrichtung - so funktioniert die Inbetriebnahme


Vimcar OBD GPS Tracker OBD Buchse
  Bild vergrößern - Vimcar ist ein OBD Fahrtenbuch Stecker mit GPS
Die Einrichtung, Inbetriebnahme und Nutzung von Vimcar ist einfach gehalten, sodass auch technisch weniger Begabte ein Fahrtenbuch führen können. Kernstück ist der Fahrtenbuch Stecker, der technisch betrachtet nichts anderes ist als ein GPS Tracker für die OBD Buchse. Dieser Stecker beinhaltet bereits ein GSM Modul, also ein Handymodul zur Datenübertragung an das Rechenzentrum des Anbieters. Dort stehen die Server, auf denen die Softwarelösung gehostet wird. Als Anwender haben Sie mit derlei technischem Hintergrund aber nichts zu tun, denn Sie stecken nur den Stecker in die OBD Buchse, werfen die App an und schon kann es losgehen.
Technischer Hintergrund für Interessierte

Wie bereits erwähnt ist der Stecker technisch betrachtet ein GPS Tracker. Er verfügt also über einen GPS Chip, einen Prozessor, eine Betriebssoftware (Betriebssystem / Firmware) und ein GSM Modul. Für die Berechnung und Erfassung einer Fahrt sind formell betrachtet nur Start und Ende einer Fahrt interessant. Hier kann der Stecker bereits den ersten Vorteil ausspielen, er erkennt den Beginn einer Fahrt automatisch, da über die OBD Buchse ein Zündimpuls an den OBD Stecker übertragen wird. Der Stecker weiß nun also: es geht los und beginnt mit der Datenerfassung. Gleiches gilt für das Ende einer Fahrt. Der Zündimpuls wird unterbrochen und das Ende einer Fahrt erkannt. Bis hier hat der Tracker also Startdatum und Uhrzeit sowie Datum und Uhrzeit einer Fahrt ermittelt. Start, Streckenabschnitt und Ende der Fahrt werden an das Vimcar Rechenzentrum übertragen und anhand der Koordinaten des Abschnitts erfolgt nun die Berechnung der Dauer der Fahrt sowie der Entfernung. Der Stecker hat nun also in Zusammenwirken mit der Vimcar Software auf deren Servern bereits Datum, Fahrzeit, Strecke, Kilometerstand bei Start und Ende und die zurückgelegte Distanz erfasst, ohne dass Sie dafür auch nur einen Finger krumm machen mussten.

Lieferumfang - ist alles dabei, was man benötigt?


Lieferumfang Anleitung Stecker-ID Freischalt-Code GPS Fahrtenbuch Tracker
  Bild vergrößern - Keine Verkabelung - hereinstecken und loslegen
Eine persönliche handschriftliche Ansprache auf dem Begleitheft macht zwar noch kein gutes Softwareprodukt aus, ist aber dennoch schön zu lesen und verleiht dem Produkt eine persönliche Note. Den genau das ist es auch - persönlich. Sie können die App so personalisieren, dass es automatisch Ihre Privatadresse und Ihre Geschäftsadresse erkennt, die Fahrten zu Ihrer Betriebsstätte müssen Sie also nicht händisch eingeben, denn das erledigt Vimcar für Sie. Dies ist steuerrechtlich nicht ganz unwichtig, denn Fahrten zwischen Privat- und Geschäftsadresse schlagen steuerlich anders zu Buche, als Fahrten zum Kunden.

Im Lieferumfang befindet sich alles was Sie benötigen. Das ist nicht besonders viel, denn Sie brauchen nicht viel: Das Begleitheft, in dem sich Ihre Stecker-ID und der Freischaltcode befinden sowie der Fahrtenbuchstecker für Ihre OBD Buchse. Besondere Kabel sind ebenfalls nicht erforderlich, da der Stecker kabellos funktioniert. Er wird direkt in die OBD Buchse gesteckt. Auch um die SIM Karte muss man sich nicht kümmern, Sie ist direkt im Gerät verbaut. Gesonderte Mobilfunkgebühren fallen also ebenfalls nicht an.

Zertifizierung - ist das elektronische Fahrtenbuch vom Fiananzamt zertifiziert und anerkannt?


Finanzamt zertifiziert keine Fahrtenbücher
Achtung - das Finanzamt zertifiziert grundsätzlich keine Fahrtenbücher
Besondere Vorsicht sollten Sie bei der Auswahl eines Fahrtenbuchs walten lassen. Trittbrettfahrer versuchen immer wieder, gut funktionierende Lösungen wie VIMCAR zu kopieren. Was am Ende dabei herauskommt sind nicht selten Fahrtenbuch-Lösungen, die am Ende gar nicht vom Finanzamt anerkannt werden. Das führt dazu, dass Sie nicht nur die Kosten für die Software Lösung in den Wind geblasen haben, sondern auch noch einen Steuerschaden haben, denn bei Nichtanerkennung eines Fahrtenbuchs setzt Sie das Finanzamt bzw. der Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater auf die 1 % Methode.

Immer wieder lesen wir auf Internetseiten von Vimcar Wettbewerbern Formulierungen wie vom Finanzamt anerkannt oder vom Finanzamt zertifiziert. Diese Aussagen sind schlicht Blödsinn, denn weder zertifiziert das Finanzamt Fahrtenbücher noch erkennt es solche (Software-) Lösungen pauschal an. Vimcar macht es richtig und lässt sowohl das Fahrtenbuch als auch die Geschäftsprozesse von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hier KPMG, überprüfen. Das Vimcar Fahrtenbuch erfüllt die Anforderungen des Finanzamtes somit nachweislich. Eine Nichtanerkennung durch die Steuerbehörden ist hier also fast ausgeschlossen, denn der KPMG Audit-Prozess ist streng. Wer hier durchkommt, hat alles richtig gemacht.

Aktivierung OBD Stecker - Fahrtenbuch Stecker mit Freischaltcode aktivieren


Fahrtenbuch Stecker online Freischaltcode aktivieren
  Bild vergrößern - Fahrtenbuch Stecker per Freischaltcode aktivieren
Die Freischaltung und Aktivierung des VIMCAR Fahrtenbuch Steckers erfolgt binnen nur 1 Minute anhand des mitgelieferten Freischaltcodes. Dieser befindet sich im Begleitheft der Lieferung. Für eine erfolgreiche Aktivierung geben Sie lediglich Vornamen, Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie den erhaltenen Freischaltcode ein. Bei diesem Aktivierungscode handelt es sich um Ihren persönlichen und damit einmaligen Code. Geben Sie diesen bitte nicht an andere Personen weiter. Hier gehts zur Aktivierung des Vimcar Fahrtenbuch Steckers (Dieser Link führt Sie direkt zu Vimcar)

Durch diesen Aktivierungsprozess verbinden Sie Ihren Stecker mit Ihrem VIMCAR Zugang, den Sie über die Webseite des Anbieters, aber auch die Fahrtenbuch App verwalten können. Innerhalb der App oder der Weboberfläche buchen Sie auch Ihre Fahrten. Stecken Sie den Fahrtenbuch Stecker am besten vor der Aktivierung in die OBD Buchse, denn wenn Sie später die App herunterladen können Sie dort einen Funktionstest durchführen.

Fahrtenbuch App - wo kann man die Vimcar Fahrtenbuch App herunterladen?


Vimcar Fahrtenbuch Smartphone App Google Play Store download
  Bild vergrößern - Fahrtenbuch App einfach im Google Play Store oder unter iTunes herunterladen
Die Vimcar Smartphone App ist für Android und iOS (also Apple Geräte) verfügbar. Für Android finden Sie diese App im Google Play Store. Geben Sie dort oben in der Suche einfach Vimcar Fahrtenbuch ein oder einfach die Vimcar App aus dem Google Play Store über diesen Link direkt herunterladen.

Wenn Sie ein Apple Gerät, etwa ein iPhone oder iPad verwenden finden Sie die Vimcar App im Apple Play Store unter diesem Link. Sie können Ihr Fahrtenbuch jedoch auch am PC, Laptop oder Notebook führen. Dazu steht Ihnen eine Weboberfläche zur Verfügung, die Sie über einen Webbrowser, also z. B. Google Chrome oder Mozilla Firefox aufrufen können. Dafür brauchen Sie nur einen Computer mit Internetzugang. Wer sein Fahrtenbuch jedoch direkt im Fahrzeug pflegen möchte, sollte dies mithilfe der App machen, denn so kann der Fahrtzweck direkt nach der Fahrt zugewiesen werden.

Vorteile Nachteile - ist das Fahrtenbuch die richtige Lösung für mich?


Pro

  • 100 Tage Geld-zurück Garantie (Stand: 14.07.2020)
  • Einrichtung sehr einfach
  • Stecker und Software erledigen einen großen Teil der Arbeit automatisch
  • Erfüllt Anforderungen des Finanzamts
  • 10 Jahre Aufbewahrung
  • PDF Export für das Finanzamt ist digital signiert

Contra

  • Monatliche Kosten
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