16.Feb

Mit einem Fahrtenbuch lassen sich private und berufliche Fahrten voneinander trennen. Die Steuerersparnis kann sich lohnen und mehrere Tausend Euro pro Jahr betragen. Elektronische Fahrtenbücher erleichtern das Erfassen und verwalten von Fahrten erheblich, denn die meiste Arbeit macht der Fahrtenbuchstecker für Sie. Wir haben uns die Vimcar Fahrtenbuch Lösung genauer angeschaut.

Inhaltsverzeichnis

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Was ist ein Fahrtenbuch?


Vimcar Fahrtenbuch Erkennung Adresse automatisch.
  Bild vergrößern - Vimcar Fahrtenbuch-App dokumentiert automatisch per GPS
Ein Fahrtenbuch dient dem Nachweis der mit einem PKW zurückgelegten Fahrtstrecken. Wird ein Fahrtenbuch aus steuerlichen Gründen geführt, wird es in der Regel zur Trennung betrieblicher und privater Fahrten herangezogen und findet überwiegend dort Einsatz, wo eine gemischte Nutzung vorliegt.

Ohne das Führen eines Fahrtenbuchs, was elektronisch, also digital, aber auch handschriftlich geschehen kann verzichtet, so kommt bei der steuerlichen Bemessung meist die 1 % Methode zum Einsatz, was je nach Nutzungsverhalten erhebliche Steuernachteile mit sich bringen kann. Fahrtenbücher können also Steuern sparen, denn während mit der 1 % Methode monatlich nur 1 % des Bruttolistenanschaffungspreises angesetzt werden dürfen, kann mit einem Fahrtenbuch der berufliche bzw. gewerbliche Teil voll steuermindernd berücksichtigt werden. Kurz gesagt: Mit einem Fahrtenbuch können Sie richtig Geld sparen. Wie hoch ist nun eigentlich der Unterschied zwischen 1 % Regel und Fahrtenbuch? Hier gehts zum Vergleichsrechner.

Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist die Erfassung bestimmter Parameter unabdingbar und deswegen erforderlich. Jede einzelne Fahrt muss mit den Parametern Datum, Fahrzeit, Strecke, Fahrtzweck, Kilometerstand bei Start und Ende und die zurückgelegte Distanz erfasst werden. Das Finanzamt gleicht Fahrtenbücher bei Zweifel an der Korrektheit der Führung übrigens gerne mal mit Tankquittungen, TÜV Belegen, Werkstattrechnungen etc. ab. Wer hier also schummelt, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auffliegen. Und das wird nicht nur richtig teuer, sondern ist auch eine Straftat. Nachteilig ist ebenfalls, dass man sich schnell mal verschreiben oder einen Eintrag vergessen kann. Fällt dies erst Wochen oder Monate später auf, so ist es später nur mit großer Mühe möglich, den Fehler zu finden.

Was ist das Vimcar Fahrtenbuch und was nicht?


Vimcar keine GPS Tracking-Software
  Bild vergrößern - Vimcar ist keine GPS Tracking-Software zur Überwachung
VIMCAR ist der bekannteste Anbieter elektronischer Fahrtenbücher. Das Leistungsspektrum umfasst nicht nur den eigentlichen Fahrtenbuch Stecker, sondern auch eine elektronische Fahrtenbuchsoftware, die über eine Weboberfläche, aber auch eine Smartphone App, die für Android und iOS verfügbar ist, bedient werden kann. Dort werden also alle Fahrten elektronisch erfasst. Da die deutschen Finanzbehörden in Sachen Fahrtenbücher und elektronischer Fahrtenbücher sehr penibel sind und dort auch gerne mal genauer hinschauen sind an digitale Fahrtenbücher spezielle Bedingungen geknüpft. Anbieter solcher Fahrtenbücher gibt es viele, doch nur wenige erfüllen diese Bedingungen und Vorgaben des Finanzamtes.

Das Vimcar Fahrtenbuch ist jedoch keine GPS Tracking Software, wie wir sie anbieten, sondern eine reine Dokumentationslösung für die Steuerbemessung. Live Ortung oder GPS Wegstrecke aufzeichnen ist mit dem Vimcar Fahrtenbuch also nicht möglich.

Wie funktioniert Vimcar? Ist das kompliziert?


Vimcar OBD GPS Tracker OBD Buchse
  Bild vergrößern - Vimcar ist ein OBD Fahrtenbuch Stecker mit GPS
Nein, die Einrichtung und die Verwendung von Vimcar ist einfach gehalten, sodass auch technisch weniger Begabte ein Fahrtenbuch führen können. Kernstück ist der Fahrtenbuch Stecker, der technisch betrachtet nichts anderes ist als ein GPS Tracker für die OBD Buchse. Dieser Stecker beinhaltet bereits ein GSM Modul, also ein Handymodul zur Datenübertragung an das Rechenzentrum des Anbieters. Dort stehen die Server, auf denen die Softwarelösung gehostet wird. Als Anwender haben Sie mit derlei technischem Hintergrund aber nichts zu tun, denn Sie stecken nur den Stecker in die OBD Buchse, werfen die App an und schon kann es losgehen.
Technischer Hintergrund für Interessierte

Wie bereits erwähnt ist der Stecker technisch betrachtet ein GPS Tracker. Er verfügt also über einen GPS Chip, einen Prozessor, eine Betriebssoftware (Betriebssystem / Firmware) und ein GSM Modul. Für die Berechnung und Erfassung einer Fahrt sind formell betrachtet nur Start und Ende einer Fahrt interessant. Hier kann der Stecker bereits den ersten Vorteil ausspielen, er erkennt den Beginn einer Fahrt automatisch, da über die OBD Buchse ein Zündimpuls an den OBD Stecker übertragen wird. Der Stecker weiß nun also: es geht los und beginnt mit der Datenerfassung. Gleiches gilt für das Ende einer Fahrt. Der Zündimpuls wird unterbrochen und das Ende einer Fahrt erkannt. Bis hier hat der Tracker also Startdatum und Uhrzeit sowie Datum und Uhrzeit einer Fahrt ermittelt. Start, Streckenabschnitt und Ende der Fahrt werden an das Vimcar Rechenzentrum übertragen und anhand der Koordinaten des Abschnitts erfolgt nun die Berechnung der Dauer der Fahrt sowie der Entfernung. Der Stecker hat nun also in Zusammenwirken mit der Vimcar Software auf deren Servern bereits Datum, Fahrzeit, Strecke, Kilometerstand bei Start und Ende und die zurückgelegte Distanz erfasst, ohne dass Sie dafür auch nur einen Finger krumm machen mussten.

Alles im Lieferumfang, was man brauch


Lieferumfang Anleitung Stecker-ID Freischalt-Code GPS Fahrtenbuch Tracker
  Bild vergrößern - Keine Verkabelung - hereinstecken und loslegen
Eine persönliche handschriftliche Ansprache auf dem Begleitheft macht zwar noch kein gutes Softwareprodukt aus, ist aber dennoch schön zu lesen und verleiht dem Produkt eine persönliche Note. Den genau das ist es auch - persönlich. Sie können die App so personalisieren, dass es automatisch Ihre Privatadresse und Ihre Geschäftsadresse erkennt, die Fahrten zu Ihrer Betriebsstätte müssen Sie also nicht händisch eingeben, denn das erledigt Vimcar für Sie. Dies ist steuerrechtlich nicht ganz unwichtig, denn Fahrten zwischen Privat- und Geschäftsadresse schlagen steuerlich anders zu Buche, als Fahrten zum Kunden.

Im Lieferumfang befindet sich alles was Sie benötigen. Das ist nicht besonders viel, denn Sie brauchen nicht viel: Das Begleitheft, in dem sich Ihre Stecker-ID und der Freischaltcode befinden sowie der Fahrtenbuchstecker für Ihre OBD Buchse. Besondere Kabel sind ebenfalls nicht erforderlich, da der Stecker kabellos funktioniert. Er wird direkt in die OBD Buchse gesteckt. Auch um die SIM Karte muss man sich nicht kümmern, Sie ist direkt im Gerät verbaut. Gesonderte Mobilfunkgebühren fallen also ebenfalls nicht an.

Fahrtenbuch App vom Finanzamt zertifiziert?


Finanzamt zertifiziert keine Fahrtenbücher
Achtung - das Finanzamt zertifiziert grundsätzlich keine Fahrtenbücher
Besondere Vorsicht sollten Sie bei der Auswahl eines Fahrtenbuchs walten lassen. Trittbrettfahrer versuchen immer wieder, gut funktionierende Lösungen wie VIMCAR zu kopieren. Was am Ende dabei herauskommt sind nicht selten Fahrtenbuch-Lösungen, die am Ende gar nicht vom Finanzamt anerkannt werden. Das führt dazu, dass Sie nicht nur die Kosten für die Software Lösung in den Wind geblasen haben, sondern auch noch einen Steuerschaden haben, denn bei Nichtanerkennung eines Fahrtenbuchs setzt Sie das Finanzamt bzw. der Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater auf die 1 % Methode.

Immer wieder lesen wir auf Internetseiten von Vimcar Wettbewerbern Formulierungen wie vom Finanzamt anerkannt oder vom Finanzamt zertifiziert. Diese Aussagen sind schlicht Blödsinn, denn weder zertifiziert das Finanzamt Fahrtenbücher noch erkennt es solche (Software-) Lösungen pauschal an. Vimcar macht es richtig und lässt sowohl das Fahrtenbuch als auch die Geschäftsprozesse von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hier KPMG, überprüfen. Das Vimcar Fahrtenbuch erfüllt die Anforderungen des Finanzamtes somit nachweislich. Eine Nichtanerkennung durch die Steuerbehörden ist hier also fast ausgeschlossen, denn der KPMG Audit-Prozess ist streng. Wer hier durchkommt, hat alles richtig gemacht.

Aktivierung des Fahrtenbuch Steckers in nur 1 Minute per Freischaltcode


Fahrtenbuch Stecker online Freischaltcode aktivieren
  Bild vergrößern - Fahrtenbuch Stecker per Freischaltcode aktivieren
Die Freischaltung und Aktivierung des VIMCAR Fahrtenbuch Steckers erfolgt binnen nur 1 Minute anhand des mitgelieferten Freischaltcodes. Dieser befindet sich im Begleitheft der Lieferung. Für eine erfolgreiche Aktivierung geben Sie lediglich Vornamen, Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie den erhaltenen Freischaltcode ein. Bei diesem Aktivierungscode handelt es sich um Ihren persönlichen und damit einmaligen Code. Geben Sie diesen bitte nicht an andere Personen weiter. Hier gehts zur Aktivierung des Vimcar Fahrtenbuch Steckers (Dieser Link führt Sie direkt zu Vimcar)

Durch diesen Aktivierungsprozess verbinden Sie Ihren Stecker mit Ihrem VIMCAR Zugang, den Sie über die Webseite des Anbieters, aber auch die Fahrtenbuch App verwalten können. Innerhalb der App oder der Weboberfläche buchen Sie auch Ihre Fahrten. Stecken Sie den Fahrtenbuch Stecker am besten vor der Aktivierung in die OBD Buchse, denn wenn Sie später die App herunterladen können Sie dort einen Funktionstest durchführen.

Wo finde ich die Vimcar App?


Vimcar Fahrtenbuch Smartphone App Google Play Store download
  Bild vergrößern - Fahrtenbuch App einfach im Google Play Store oder unter iTunes herunterladen
Die Vimcar Smartphone App ist für Android und iOS (also Apple Geräte) verfügbar. Für Android finden Sie diese App im Google Play Store. Geben Sie dort oben in der Suche einfach Vimcar Fahrtenbuch ein oder einfach die Vimcar App aus dem Google Play Store über diesen Link direkt herunterladen.

Wenn Sie ein Apple Gerät, etwa ein iPhone oder iPad verwenden finden Sie die Vimcar App im Apple Play Store unter diesem Link. Sie können Ihr Fahrtenbuch jedoch auch am PC, Laptop oder Notebook führen. Dazu steht Ihnen eine Weboberfläche zur Verfügung, die Sie über einen Webbrowser, also z. B. Google Chrome oder Mozilla Firefox aufrufen können. Dafür brauchen Sie nur einen Computer mit Internetzugang. Wer sein Fahrtenbuch jedoch direkt im Fahrzeug pflegen möchte, sollte dies mithilfe der App machen, denn so kann der Fahrtzweck direkt nach der Fahrt zugewiesen werden.

Vor- und Nachteile auf einen Blick


Pro

  • 100 Tage Geld-zurück-Garantie (Stand: 15.01.2018)
  • Einrichtung sehr einfach
  • Stecker und Software erledigen einen großen Teil der Arbeit automatisch
  • Erfüllt Anforderungen des Finanzamts
  • 10 Jahre Aufbewahrung
  • PDF Export für das Finanzamt ist digital signiert

Contra

  • Monatliche Kosten

Alle Bedienungsanleitungen für den

Vimcar Fahrtenbuch App installieren, Stecker und Zugang aktivieren

Google Play Store besuchen

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Google Play Store besuchen, kleine Ansicht
Google Play Store besuchen,  Bild vergrößern
Die Vimcar Fahrtenbuch-App sowohl im Google Play Store für Android Smartphones und Tablets als auch im iTunes Store für Apple Geräte heruntergeladen werden. Wir beziehen uns hier zunächst auf den Play Store für Android, wobei das Vorgehen bei der Installation der App mit dem Vorgehen im iTunes Store weitgehend identisch ist. Der iTunes Store sieht nur anders aus, die Fahrtenbuch App ist aber die Gleiche.

Besuchen Sie den Play Store, indem Sie auf dem Homescreen ("Desktop") Ihres Handys das Play Store Icon suchen. Öffnen Sie den Play Store, indem Sie mit dem Finger auf das Icon drücken.

Vimcar App suchen

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Vimcar App suchen, kleine Ansicht
Vimcar App suchen,  Bild vergrößern
Geben Sie nun Vimcar Fahrtenbuch im Suchfeld des Play Stores ein. Dieses Suchfeld befindet sich am oberen Bildschirmrand. Bereits nach Eingabe der ersten Buchstaben wird der Store Ihnen die App vorschlagen. Drücken Sie nun einfach mit dem Finger auf das vorgeschlagene Suchergebnis.

Fahrtenbuch App installieren

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Fahrtenbuch App installieren, kleine Ansicht
Fahrtenbuch App installieren,  Bild vergrößern
Nachdem Sie das Suchergebnis geöffnet haben können Sie durch Fingerdruck auf die Installieren Schaltfläche den Installationsprozess starten.

Berechtigungen der App freigeben

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Berechtigungen der App freigeben, kleine Ansicht
Berechtigungen der App freigeben,  Bild vergrößern
Wie nahezu jede andere App auch werden Sie nun gebeten, Berechtigungen freizugeben. Mit Hilfe dieses Abfrage stellt Google sicher, dass Sie mit der Datenerfassung, Datenerhebung und Nutzung von Betriebsysteminformationen einverstanden sind. Hier zeigt sich bereits zum ersten mal der Ansatz der Datensparsamkeit, die Sie bei Vimcar immer wieder finden werden. Es werden nur die Daten erhoben, die für eine ordnungsgemäße Funktionsweise auch wirklich erforderlich sind.

Installationsvorgang der App

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Installationsvorgang der App, kleine Ansicht
Installationsvorgang der App,  Bild vergrößern
Der Download der App ist lediglich 7,19 MB groß (Stand 18.01.2018). Wenn Sie sich also im WLAN befinden ist der Download in wenigen Sekunden abgeschlossen. Der Google Play Store zeigt Ihnen den Fortschritt in Form eines Ladebalkens und einer Prozentangabe an. Bitte achten Sie darauf, dass der Download bei einer mobilen Internetverbindung Ihr Datenvolumen belastet und deutlich länger als im WLAN dauern kann.

Vimcar OBD Fahrtenbuch App erfolgreich installiert

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Vimcar OBD Fahrtenbuch App erfolgreich installiert, kleine Ansicht
Vimcar OBD Fahrtenbuch App erfolgreich installiert,  Bild vergrößern
Sobald die App erfolgreich einstalliert wurde haben Sie die Wahl zwischen einem Deinstallations-Button und dem Button zum Öffnen der App. Wenn Sie die App wieder von Ihrem Smartphone entfernen möchten wählen Sie einfach den Deinstallieren Button. Ihre Fahrtenbuchdaten gehen damit nicht verloren, denn diese befinden sich auf einem Server im Vimcar Rechenzentrum. Die App dient lediglich dem Anzeigen und Verwalten der Daten, das Fahrtenbuch liegt also nicht auf Ihrem Handy.

Um die App nun zu öffnen drücken Sie einfach auf den Öffnen Button.

Fahrtenbuch Stecker freischalten

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Fahrtenbuch Stecker freischalten, kleine Ansicht
Fahrtenbuch Stecker freischalten,  Bild vergrößern
Mit der nun abgeschlossenen Installation der App ist der erste Schritt erledigt. Nun müssen Sie noch den Stecker aktivieren, damit der Stecker Ihrem Vimcar Zugang zugeordnet werden kann.

Hierzu befinden sich in Ihrem Begleitheft, das sich im Karton der Lieferung befindet, auf Seite 5 sowohl ein Aktivierungscode als auch die Stecker ID. Für die Registrierung benötigen Sie nun aber zunächst nur den Aktivierungscode.

Aktivierungscode eingeben

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Aktivierungscode eingeben, kleine Ansicht
Aktivierungscode eingeben,  Bild vergrößern
Öffnen Sie hierzu einen Browser Ihrer Wahl. Dies müssen Sie nicht unbedingt auf Ihrem Smartphone machen, die Registrierung können Sie auch am PC oder Notebook vornehmen. Geben Sie in der Adresszeile Ihres Browsers www.vimcar.de/registrierung ein oder klicken Sie einfach auf diesen Link. Anschließend öffnet sich eine Seite, auf der Sie Ihre Registrierungsdaten eingeben müssen, darunter Vorname, Nachname, E-Mail Adresse und Aktivierungscode. Auch die Vergabe eines Kennwortes ist erforderlich. Das Kennwort muss aus mindestens 6 Buchstaben, einem Großbuchstaben und einer Zahl bestehen. Bitte verzichten Sie auf die Auswahl von Kennwörtern nach dem Aufbau Boris82, denn diese sind sehr leicht zu erraten und daher besonders unsicher. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben aktivieren Sie noch das Kontrollkästchen (Checkbox)zu Datenschutz und AGB und klicken / drücken anschließend auf Registrieren.

Registrierung abgesendet

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Registrierung abgesendet, kleine Ansicht
Registrierung abgesendet,  Bild vergrößern
Sobald Sie alle Daten eingegeben und den Registrierungsbutton betätigt haben erhalten Sie eine Meldung, dass der Vorgang erfolgreich war. Sollten Sie diese Meldung nicht und stattdessen eine Fehlermeldung erhalten überprüfen Sie bitte die zuvor von Ihnen im Formular getätigten Eingaben. Achten Sie hierbei darauf, dass beide von Ihnen eingegebenen Kennwörter identisch sind und den Passwortrichtlinien entsprechen (also 6 Zeichen, 1 Großbuchstaben und eine Ziffer). Ebenfalls sollten Sie prüfen, ob Ihre E-Mail Adresse korrekt geschrieben wurde. Leerzeichen haben in einer solchen Adresse nichts verloren und führen zu Fehlern.

Aktivierungsmail bestätigen

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Aktivierungsmail bestätigen, kleine Ansicht
Aktivierungsmail bestätigen,  Bild vergrößern
Sie haben es fast geschafft. Fast. Bitte werfen Sie nun einen Blick in das E-Mail Postfach, dessen E-Mail Adresse Sie bei der Registrierung eingegeben haben. Zwischenzeitlich sollten Sie nämlich eine sogenannte Aktivierungsmail erhalten haben.

Diese dient dazu, Sie als befugte Person, also Inhaber der E-Mail Adresse zu legitimieren, z. B. zum Schutz vor Missbrauch oder der versehentlichen, aber auch absichtlich getätigten Falscheingabe. Dieses Verfahren wird auch als Opt-In Verfahren bezeichnet und ist bei Registrierungsprozessen gängige Praxis. Klicken Sie nun auf den Aktivierungslink in dieser E-Mail.

Aktivierung abgeschlossen

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Aktivierung abgeschlossen, kleine Ansicht
Aktivierung abgeschlossen,  Bild vergrößern
Nachdem Sie auf den Aktivierungslink geklickt haben erhalten Sie eine Willkommensmeldung. Diese signalisiert Ihnen, dass der Prozess erfolgreich war. Sie haben nun die App installiert, Ihren Vimcar Fahrtenbuch Stecker mit Ihrem Zugang gekoppelt und diesen Zugang aktiviert was bedeutet, dass Sie nun endlich loslegen können.

Vimcar App auf dem Smartphone öffnen

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Vimcar App auf dem Smartphone öffnen, kleine Ansicht
Vimcar App auf dem Smartphone öffnen,  Bild vergrößern
Nach der Installation wird auf Ihrem Desktop / Homescreen ein Icon abgelegt. Wenn Sie dieses Icon betätigen öffnet sich die Vimcar App auf Ihrem Handy / Smartphone.

Einführung bei Bedarf überspringen

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Bedienungsanleitung Vimcar Fahrtenbuch App, Einführung bei Bedarf überspringen, kleine Ansicht
Einführung bei Bedarf überspringen,  Bild vergrößern
Der Startbildschirm gibt Ihnen eine Einführung in die App. Sie können diesen Punkt überspringen, eine Einrichtung der App erfolgt hier nicht.

Stecker einrichten

Einrichtung beginnen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Einrichtung beginnen, kleine Ansicht
Einrichtung beginnen,  Bild vergrößern
Diese Übersicht leitet nun die Einrichtung der App und des Fahrtenbuch Steckers ein.

Fahrerverwaltung einrichten

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Bedienungsanleitung Vimcar, Fahrerverwaltung einrichten, kleine Ansicht
Fahrerverwaltung einrichten,  Bild vergrößern
Wird das Fahrzeug von mehreren Personen verwendet, z. B. einem Poolwagen im Unternehmen oder einem Fahrschulwagen, so können Sie hier mehrere Fahrer anlegen. Dies ermöglicht die differenzierte Betrachtung der Fahrleistung unterschiedicher Personen, etwa zur Berechnung etwaiger geldwerter Vorteile. Wird einem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil gewährt, etwa im Rahmen einer erlaubten privaten PKW Nutzung des Firmenwagens so ist der private Nutzungsanteil zu versteuern.

Geschäftsadresse anlegen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Geschäftsadresse anlegen, kleine Ansicht
Geschäftsadresse anlegen,  Bild vergrößern
Die Fahrtenbuch App kann durch die Positionsdaten automatisch erkennen, wenn sich das Fahrzeug am Unternehmensstandort befindet. So kann eine automatische Zuweisung des Fahrtzwecks erfolgen, etwa der Arbeitsweg.

Privatadresse anlegen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Privatadresse anlegen, kleine Ansicht
Privatadresse anlegen,  Bild vergrößern
So wie die Vimcar Fahrtenbuch-App anhand des per GPS ermittelten Standorts die Geschäftsadresse erkennen kann, kann die App auch die Privatadresse erkennen, sofern Sie eine Adresse hinterlegen.

Fahrzeug / KFZ anlegen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Fahrzeug / KFZ anlegen, kleine Ansicht
Fahrzeug / KFZ anlegen,  Bild vergrößern
Bevor Sie den Fahrtenbuch Stecker nutzen können müssen Sie ein Fahrzeug anlegen. Drücken Sie hierzu auf das Plus-Zeichen im blauen Kreis.

Fahrzeug Profil erstellen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Fahrzeug Profil erstellen, kleine Ansicht
Fahrzeug Profil erstellen,  Bild vergrößern
Geben Sie nun die fahrzeugspezifischen Daten ein. Dazu gehören unter anderem das Kennzeichen, aber auch das Kraftfahrzeugmodell sowie die PKW Marke. Drücken Sie anschließend auf "Weiter".

Fahrtenbuchstecker einem Fahrzeug zuweisen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Fahrtenbuchstecker einem Fahrzeug zuweisen, kleine Ansicht
Fahrtenbuchstecker einem Fahrzeug zuweisen,  Bild vergrößern
Öffnen Sie nun das Begleitheft. Dort befinden sich auf der 5. Seite eine Seriennummer sowie eine Stecker-ID. Bei der Stecker-ID handelt es sich um die eindeutige Seriennummer des GSM Moduls im Fahrtenbuch Tracker, auch IMEI Nummer genannt. Drücken Sie auch hier nach erfolgreicher Eingabe auf "Weiter".

Stecker installieren / einbauen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Stecker installieren / einbauen, kleine Ansicht
Stecker installieren / einbauen,  Bild vergrößern
Nun kommt die Stunde der Wahrheit - der Einbau, wenn man denn von einem Einbau reden darf. Da es sich um einen Stecker handelt, auch als Plug and Play Tracker genannt, ähnlich dem OBD GPS Tracker PAJ CAR Finder, handelt es sich nich um einen Einbau im klassischen Sinne, denn der Stecker wird lediglich fest in den dafür vorgesehenen OBD Steckplatz gesteckt. Der Sitz des Steckplatzes kann sich von Marke und Modell unterscheiden. Oft befindet sich dieser links unten im Fußraum oder in der Nähe des Sicherungskastens. Werfen Sie zur Not einen Blick in das Bordhandbuch Ihres PKW. Achten Sie darauf, dass der Stecker wirklich fest sitzt, jedoch ohne Gewalt anzuwenden. Sollte sich der Stecker lösen, ist keine lückenlose Dokumentation mehr möglich, was die Vorgaben des Finanzamtes gefährdet.

Fahrtenbuch Stecker Funktionstest durchführen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Fahrtenbuch Stecker Funktionstest durchführen, kleine Ansicht
Fahrtenbuch Stecker Funktionstest durchführen,  Bild vergrößern
Die App wird Ihnen nun einen Funktionstest durchführen. Hierbei überprüft die App, ob bereits Daten vom Tracker an die Vimcar Server übertragen wurden und ob diese Daten valide sind. Sie sollten diesen Schritt in jedem Fall durchführen, können ihn allerdings auch überspringen. Warten Sie nach dem Einstecken des Steckers in die OBD Buchse etwa 3 Minuten, bis Sie den Test durchführen. Es kann sein, dass der OBD Stecker bzw. dessen GPS Chip erst einen GPS FIX (Siehe Glossar: GPS FIX) durchführt, was bei der ersten Inbetriebnahme (oder einer PKW Nutzungspause von mehreren Monaten) ein paar Minuten dauern kann. In einem solchen Fall wird ein sogenannter GPS Almanach (Glossar: GPS Almanach) heruntergeladen.

Kilometerstand eintragen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Kilometerstand eintragen, kleine Ansicht
Kilometerstand eintragen,  Bild vergrößern
Hier ist Vorsicht geboten, denn der Kilometerstand kann später nicht mehr geändert werden. Dieser muss mit dem realen Kilometerstand des PKW übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, kann das Finanzamt - und das wird das Finanzamt auch, die Glaubwürdigkeit des Fahrtenbuchs anzweifeln. Bei einer Prüfung kommt es nämlich vor, dass die Steuerbehörden das Fahrtenbuch mit Werkstattbelegen, TÜV Bescheinigungen, Tankquittungen und Scheckheftnachweisen abgleicht. Kommt es zu Unstimmigkeiten, sind unangenehme Fragen Ihr kleinstes Problem.

Kilometerstand eintragen wiederholen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Kilometerstand eintragen wiederholen, kleine Ansicht
Kilometerstand eintragen wiederholen,  Bild vergrößern
Aus dem im letzten Absatz genannten Grunde müssen Sie den Kilometerstand nun erneut eingeben. Damit bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingabe. Bedenken Sie weiterhin, Vimcar kann und darf diesen Kilometerstand später nicht mehr editieren.

Kilometerstand bestätigen und speichern

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Bedienungsanleitung Vimcar, Kilometerstand bestätigen und speichern, kleine Ansicht
Kilometerstand bestätigen und speichern,  Bild vergrößern
Nach erfolgreicher doppelter Eingabe können Sie die Richtigkeit nun quittieren, indem Sie auf "Fortsetzen" drücken. Auch hier sollten Sie den Kilometerstand noch einmal überprüfen.

Fahrtenbuch ist eingerichtet

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Bedienungsanleitung Vimcar, Fahrtenbuch ist eingerichtet, kleine Ansicht
Fahrtenbuch ist eingerichtet,  Bild vergrößern
Das Fahrtenbuch ist nun initial eingerichtet, das bedeutet, dass alle erforderlichen Eingaben getätigt wurden und das Fahrtenbuch nun bereit für seinen ersten Einsatz ist. Die App meldet daher nun, dass sich noch keine Fahrten darin befinden, denn erst ab jetzt erfolgt die Dokumentation. Das wäre nun genau der richtige Zeitpunkt für eine Testfahrt. Diese sollte jedoch mindestens 1 Kilometer betragen.

Fahrtenbuch über die Vimcar App führen

Übersicht Fahrtenbuch aufrufen

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Bedienungsanleitung Vimcar, Übersicht Fahrtenbuch aufrufen, kleine Ansicht
Übersicht Fahrtenbuch aufrufen,  Bild vergrößern
Sie finden alle wichtigen und wesentlichen Navigationselemente und Funktionen der App auf der linken Seite im Hauptmenü. Um sich das aktuelle Fahrtenbuch aufzurufen drücken Sie auf "Fahrtenbuch". Dort finden Sie alle Einträge, die noch einer Erledigung bedürfen. Bitte denken Sie daran, dies innerhalb von 7 Tagen zu erledigen. Aus rechtlichen Gründen werden Datensätze nach 7 Tagen gesperrt. Sie können diese dann nicht mehr editieren. Solche Einträge werden dann automatisch als Privatfahrt deklariert.

Unerledigte Fahrtenbucheinträge anschauen und bearbeiten

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Bedienungsanleitung Vimcar, Unerledigte Fahrtenbucheinträge anschauen und bearbeiten, kleine Ansicht
Unerledigte Fahrtenbucheinträge anschauen und bearbeiten,  Bild vergrößern
Wenn Sie einen noch unerledigten Fahrtenbuch-Eintrag öffnen erhalten Sie eine Übersicht über die Daten der Fahrt. Dazu gehören Start- und Enddatum sowie Uhrzeit, die Postadressen der angefahrenen Koordinaten und die Länge der Strecke. Für eine bessere Visualisierung zeigt die Vimcar Fahrtenbuch-App Ihnen die Strecke auf einer Karte an. Dies kann manchmal wirklich hilfreich sein, z. B. in Situationen, in denen man sich die Frage stellt "Wo war ich dort nochmal?" oder "Was habe ich dort gemacht?"

Warum ist dort nur ein roter Strich?
Vimcar speichert nicht den Verlauf, sondern nur die Parameter Fahrtbeginn und Fahrtende, sogenannte Kopf- oder Metadaten. Da aus diesem Grunde der Streckenverlauf nicht bekannt ist, kann auch kein Verlauf dargestellt werden.

Das Zuweisen eines Fahrtzwecks erfolgt mit Hilfe der 4 Schaltflächen am unteren Bildschirmrand, darunter Betriebsfahrt, Arbeitsweg, Privatfahrt und Mischfahrt.

Erledigte Fahrtenbucheinträge

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Bedienungsanleitung Vimcar, Erledigte Fahrtenbucheinträge, kleine Ansicht
Erledigte Fahrtenbucheinträge,  Bild vergrößern
Erledigte Fahrtenbucheinträge werden ausgegraut dargestellt. So wissen Sie gleich, dass Sie dort nicht mehr aktiv werden brauchen.
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